Aufsichtsrechtliche Prüfungen als Bank erfolgreich gestalten? Backing your external audit!

Aufsichtsrechtliche Prüfungen als Bank erfolgreich gestalten? Backing your external audit!

Prüfungen sind für Bankenaufseher weltweit ein wichtiges Instrument. Durch Bankprüfungen können gründliche Analysen der verschiedenen Risiken, internen Kontrollsysteme, Geschäftsmodelle sowie Ansätze bei der Unternehmensführung gewonnen werden. Für die betroffenen Institute sind solche Prüfungen durch die jeweiligen Aufsichtsbehörden jedoch mit enormen Aufwänden verbunden. Es ist demnach von entscheidender Bedeutung, die zugrundeliegende Motivation, das konkrete Vorgehen und die entsprechenden Hintergründe aufsichtsrechtlicher Prüfungen zu verstehen.

Mit dem Ziel, die Transparenz für die Aufsichtspraxis zu steigern, veröffentlichte die Europäische Zentralbank (EZB) hierzu kürzlich den Leitfaden für Vor-Ort-Prüfungen und Überprüfungen interner Modelle.

Ausgehend von einem fundierten Prüfungsverständnis obliegt es dann dem jeweiligen Institut, entsprechend zu reagieren. Durch ein strukturiertes Vorgehen und die Ableitung entsprechender Maßnahmen vor, während und nach der Prüfung, kann die Durchführung effizient und ressourcenschonend gestaltet werden.

Hintergrund und Entwicklung regulatorischer Maßnahmen

Vor dem Hintergrund einer zentralen Steuerung der Banken- und Finanzaufsicht, wurde im Jahr 2011 das Europäische Finanzaufsichtssystem (ESFS) gegründet. Neben der Harmonisierung regulatorischer Anforderungen auf europäischer Ebene, wird hierdurch auch eine konsistente und einheitliche Überwachung der Institute gewährleistet. Diese wiederum basiert auf einem risikobasierten Ansatz, wonach sich die Intensität der Beaufsichtigung an der Signifikanz des Institutes bemisst.

Damit ein Institut als „systemrelevant“ zu bewerten ist, muss grundsätzlich eines der folgenden fünf Kriterien erfüllt sein:

  1. Größe: Der Gesamtwert der Vermögenswerte übersteigt 30 Mrd. €
  2. Finanzielle Unterstützung: Bezug von Finanzmittel aus Europäischen Stabilitätsmechanismus oder der Europäischen Finanzstabilisierung
  3. Grenzüberschreitende Aktivitäten: Gesamtwert Vermögen > 5 Mrd. € und der Anteil der grenzüberschreitenden Aktivitäten beträgt bei einem einzelnen Mitgliedsstaat über 20%
  4. Wirtschaftliche Bedeutung: Für das spezifische Land oder in der gesamten europäischen Wirtschaft
  5. Top 3 – Banken: Institut gehört zu den drei bedeutendsten Banken in einem spezifischen Land

Systemrelevante Banken unterstehen der direkten Aufsicht durch die EZB. Für jedes dieser Institute wird ein „Joint Supervisory Team“ (JST) gebildet. Dieses setzt sich aus Mitarbeitern der EZB und den nationalen Aufsichtsbehörden (BuBa und BaFin) zusammen. Entsprechend ihrer Signifikanz und ihrer Stellung in nationalen und internationalen Interbankenbeziehungen, unterliegen systemrelevante Banken deutlich häufiger gesonderten Prüfungshandlungen.

Aufsichtsrechtliche Prüfungsschwerpunkte der BaFin, Bundesbank und der EZB

Entsprechend einer risikoorientierten Aufsicht sowie einer effektiven und effizienten Prüfungspraxis, definieren sowohl die nationalen Aufsichtsbehörden (für Deutschland erfolgt dies gemeinschaftlich durch die BaFin und die Bundesbank) als auch die EZB regelmäßig Prüfungsschwerpunkte.

Zentrale Themen sind dabei unter anderem:

  • Eigenkapitalausstattung, um wirtschaftlichen Krisenzeiten überbrücken zu können

  • Liquiditätsanforderungen, die jederzeitige Zahlungsfähigkeit der Kreditinstitute garantieren und

  • Angemessene Mechanismen zur Risikokontrolle, um Risiken früh identifizieren zu können, diese zu analysieren, richtig einzuschätzen und zu managen.

Jedes Jahr werden neue Prüfungsschwerpunkte festgelegt, die neben den oben genannten zentralen Themen vermehrt durch die Aufsicht geprüft werden. Im folgenden Schaubild ist ein Rückblick der Prüfungsschwerpunkte im Jahr 2018 zu sehen.

Rückblick der Prüfungsschwerpunkte 2018

Für das Jahr 2019 hat die Aufsicht bereits neue wesentliche Risikofaktoren der Banken definiert und wird in diesen Bereichen vermehrt Prüfungen durchführen. Ein Schwerpunkt werden notleidende Kredite sein (NPLs), da der Gesamtbestand an NPLs gemessen an internationalen Maßstäben nach wie vor stark erhöht ist. Weiterhin steht das Kreditrisiko allgemein auf dem Prüfstand, was zur Folge hat, dass Kreditvergaberichtlinien der Banken auf dem Prüfstand stehen. Im Bereich Risikomanagement legt die Aufsicht den Fokus auf die Beurteilung interner Risikomodelle (TRIM), vorwiegend Modelle zur Beurteilung von Kreditrisiken. Weiterhin werden speziell in diesem Bereich Prüfungen zur Beurteilung der Angemessenheit von Kapital und Liquidität vorgenommen (ICAAP/ILAAP). Für den bevorstehenden Austritt des Vereinigten Königreichs aus der EU müssen Banken Vorbereitungen treffen, die ebenfalls mit hoher Priorität von der Aufsicht kontrolliert werden. In folgendem Schaubild sind die Prüfungsaktivitäten der Aufsicht nochmals zusammengefasst.

Prüfungsschwerpunkte 2019

Ablauf und Umfang der aufsichtsrechtlichen Prüfungen

Nicht nur die Anzahl der aufsichtsrechtlichen Prüfungen, sondern auch die Komplexität der überprüften Anforderungen nehmen stetig zu. Dies führt bei den Banken zu hohen Umsetzungsaufwänden und einer erhöhten Gefahr scharfer Sanktionierungen und Geldstrafen bei Nichteinhaltung ihrer Pflichten.

Zudem werden Prüfungen regelmäßig kurzfristig angekündigt, um die Erreichung der Prüfungsziele zu gewährleisten und ein reales Bild der IST-Situation bewerten zu können. Es sind in kürzester Zeit umfangreiche und detaillierte Dokumentenanforderung zu bewältigen. Während des durchschnittlichen Prüfungszeitraums von ca. sechs bis acht Wochen, ist durch die unmittelbare Einbindung zahlreicher Mitarbeiter in die Prüfung, mit einer extremen Auslastung auf Seiten der Institute zu rechnen. Die Beteiligung zahlreicher Ressourcen sowie das umfassende Beurteilungsspektrum durch die Prüfer vor Ort führen regelmäßig zu einer erhöhten Quote an Beanstandungen. Diese wiederum gilt es im Anschluss an die Prüfung in kurz bemessenen Fristen zu beseitigen. Auch hier hat das Institut mit einem erhöhten Aufwand zu rechnen.

Um eine angekündigte Prüfung organisiert zu gestalten, wird eine zielgerichtete und effektive Steuerung benötigt. Bei einer Prüfung werden oft diverse – auch thematisch angrenzende – Abteilungen angesprochen, wodurch eine enge, gut administrierte Zusammenarbeit zwingend notwendig ist. Weiterhin wird das Tagesgeschäft im Prüfungszeitraum durch Auskunftsersuchen und Prüfungsgespräche regelmäßig beeinträchtigt. Durch eine strategische Planung der Prüfungsbegleitung durch das Institut und entsprechend effiziente Prozesse, kann diese Mehrbelastung kompensiert werden. Konkrete Lösungsvorschläge und ein professionelles Auftreten erhöhen die Wahrscheinlichkeit eines guten Prüfungsergebnisses.

Phasenorientiertes Vorgehensmodell von Q_PERIOR

Eine Bankprüfung folgt grundsätzlich gewissen Rahmenbedingungen. Diese Rahmenbedingungen erlauben es den Instituten, sich strukturiert und effektiv auf eine entsprechende Prüfung vorzubereiten. Um diese auch mit einem zufriedenstellenden Prüfungsergebnis abzuschließen, ist es wesentlich, eine front2end-Betrachtung des Prüfungsprozesses vorzunehmen. Daher empfehlen wir, die Prüfung in drei Phasen zu unterteilen:

Phase 1: Preparation – Vorbereitung der Prüfung

Sobald der Prüfungstermin bekannt gegeben wurde, sollte umgehend mit der Vorbereitung begonnen werden. Q_PERIOR unterstützt an dieser Stelle mit einem erfahrenen Projektteam aus Experten rund um Wirtschaftsprüfung und prüfungsnaher Beratung. Schwerpunkt der Vorbereitung ist insbesondere das Einrichten eines zentralen Projektmanagements („Single Point of Contact“), um einheitliche Kommunikations- und Reportingwege sowie die konsistente Nachverfolgung („Tracking“) zu gewährleisten. Daneben sind bereits jetzt thematisch angrenzende interne Abteilungen über die Prüfung in Kenntnis zu setzen, da die Prüfgebiete auch angrenzende Themenschwerpunkt, wie z. B. fachliche Umsetzungen von Anforderungen, Prozesseinbindung und IT-Umsetzungen beinhalten kann.

Nach Bekanntwerden des Auskunftsersuchens wird durch Q_PERIOR gemeinsam mit dem Institut eine Priorisierung der Themen vorgenommen. Im nächsten Schritt wird die Bestandsdokumentation der Prozesse aufgenommen, evaluiert und – falls notwendig – aktualisiert. Parallel werden mögliche Schwachstellen identifiziert und entsprechende Workarounds geschaffen.

Neben der fachlichen Begleitung, steht auch das Briefing der Mitarbeiter im Vordergrund der Prüfungsvorbereitung. Mit einem gezielten Coaching werden die Mitarbeiter durch Q_PERIOR für Prüfungsinterviews sensibilisiert. Zusätzlich werden Prozesse von uns aufgenommen und optimiert sowie kurz, übersichtlich und prägnant dokumentiert. Anhand dieser Prozesslandkarte werden den Mitarbeitern Leitfäden zur Verfügung gestellt, mit denen sie Prozessabläufe detailliert erläutern können.

Phase 2: Supporting – Begleitung der Prüfung

Das in Phase 1 eingerichtete Projektmanagement unterstützt während der Prüfung durch ein strukturiertes Anforderungsmanagement. Deliverables, Fristen und der aktuelle Status werden transparent geführt und gepflegt. Hieraus lässt sich ein laufendes Reporting an die entsprechenden Führungskräfte generieren, um zu jedem Zeitpunkt der Prüfung ein klares Bild über den aktuellen Stand und offene Punkte zu haben. Dieses Vorgehen vermeidet unnötigen Mehraufwand und stellt einen steuerbaren Prüfungsverlauf sicher.

Während der Prüfung werden häufig einzelne Dokumente und Nachweise kurzfristig von den Prüfern angefordert. Diese können durch unsere Expertise entsprechend des Prüfungsschwerpunktes überarbeitet oder auch ad-hoc erstellt werden. Daneben finden in dieser Phase ebenfalls bedarfsorientiertes Coaching der Mitarbeiter statt, um sie auf kurzfristig einberufene Interviews vorzubereiten.

Die laufende Betreuung der Prüfer und die entsprechend hohe Auslastung resultieren regelmäßig darin, dass einzelne Mitarbeiter das Tagesgeschäft nicht mehr in gewohnter Qualität bearbeiten können. Durch den Einsatz von qualifizierten Beratern und die Unterstützung der Linientätigkeit, sorgt Q_PERIOR für Entlastung und gewährleistet, dass sich die Mitarbeiter voll auf die Prüfung fokussieren können.

Durch die zunehmende Anzahl grenzüberschreitender Anforderungen, sind die entsprechenden regulatorischen Prüfungsgrundlagen häufig in englischer Sprache verfasst. Mit jahrelanger Erfahrung übersetzen und interpretieren wir die Anforderungen für unsere Kunden und fassen diese dann prägnant in Guidance-Dokumenten zusammen.

Phase 3: Follow up – Nachbereitung der Prüfung

Die Prüfungsergebnisse werden nach Abschluss der Prüfung vor Ort in einem Prüfungsbericht zusammengefasst. Dieser enthält neben den Beanstandungen auch Fristen zur Beseitigung. Die Nachbereitung sollte jedoch schon einen Schritt früher ansetzen. Bereits unmittelbar nach Beendigung der tatsächlichen Prüfungshandlungen und vor Erlass des offiziellen Prüfberichts ermittelt Q_PERIOR gemeinsam mit dem Kunden mögliche Handlungsoptionen, um eine fristgerechte Umsetzung der erforderlichen Maßnahmen sicherzustellen und mögliche Sanktionen durch die Aufsicht zu vermeiden. Zur effizienten Nachbereitung der Prüfung ist die Priorisierung der erforderlichen Handlungen von wesentlicher Bedeutung. Als erfahrener Begleiter zahlreicher Prüfungen arbeiten wir gemeinsam mit dem Kunden einen individuellen Abarbeitungsplan aus, welcher alle institutsspezifischen Faktoren berücksichtigt und eine vollständige und nachhaltige Behebung aller Beanstandungen ermöglicht.

Nach der Priorisierung erfolgt das operative Abarbeiten der Beanstandungen. Hierzu werden zunächst verschiedene Umsetzungsmöglichkeiten ausgearbeitet und zusammen mit den Verantwortlichen evaluiert. Q_PERIOR generiert also gemeinsam mit dem Kunden den optimalen Lösungsansatz unter Berücksichtigung aller individuellen Umstände. Im Anschluss erfolgt dann die Umsetzung, welche durch Q_PERIOR unterstützt und nach Wunsch auch gesteuert werden kann.

Phase 3 unseres Vorgehensmodells schließt mit einem Lessons Learned. In einem Workshop werden unter Einbindung aller Stakeholder die gemeinsamen Erfahrungen und gewonnen Erkenntnisse ausgetauscht und dokumentiert (je nach Prüfungsumfang können auch mehrere Termine sinnvoll sein). Die Ergebnisse des Workshops können der Vorbereitung auf mögliche Nachprüfungen oder zukünftige Prüfungen dienen. Zudem erfolgt hierdurch nochmals eine abschließende Gesamtbewertung der internen Prozesse und des allgemeinen Vorgehens. Q_PERIOR moderiert und dokumentiert diese Workshops auf Anfrage und bereitet die Ergebnisse entsprechend auf.

Mehrwert durch unsere neue Dienstleistung Backing your external audit

Q_PERIOR vereint fachliches und administratives Know-how, um Banken im Rahmen einer aufsichtsrechtlichen Prüfung vollumfänglich und zielsicher zu begleiten. So lassen sich Beanstandungen effizient abarbeiten und nachhaltig reduzieren.

  • Organisation: Gezielte und fokussierte Begleitung, die sich konkret an den Herausforderungen der jeweiligen Phase orientiert und sich jeweils bedarfsorientiert ausgestalten lässt.

  • Zusammenarbeit: Q_PERIOR arbeitet gemeinschaftlich und partnerschaftlich im Team und in ständigem Austausch. Der breite Erfahrungsschatz unserer Berater führt dazu, dass diese zielgerichtet auch operativ eingesetzt werden können.

  • Kosten: Das strukturierte Vorgehen, die strategische und operative Unterstützung sowie ein individuelles Vorgehensmodell, führen zur Reduzierung von Aufwänden vor während und nach der Prüfung. Daneben werden mögliche Synergien frühzeitig erkannt.

  • Ergebnisse: Am Ende eines Projekts zählt das Ergebnis. Durch Q_PERIOR werden diese in den Kontext gesetzt und durch entsprechende Aufbereitung auch nachhaltig und vielseitig einsetzbar.

  • Steuerung: Q_PERIOR bietet als erfahrener Partner eine vollumfängliche Begleitung der Prüfung „front2end, ohne dass Sie dabei das Ruder aus der Hand geben.

Wenn auch Sie Ihre Prüfung professionell und erfolgreich begleiten lassen möchten, kommen Sie einfach auf uns zu. Gerne bietet Ihnen Q_PERIOR auch eine Prüfungssimulation im Vorfeld an, um mögliche Schwachstellen bei der Umsetzung regulatorischer Vorgaben und entsprechenden Handlungsbedarf konkret zu identifizieren und um Sie somit „prüfungssicher“ zu machen.

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