User-Experience-Design: Eingabe von Massendaten

User-Experience-Design: Eingabe von Massendaten

Zu den herausfordernden Aufgaben im UX- und UI-Design gehört es, eine große Menge an Daten in eine neue Software oder Anwendung zu überführen. Zumeist handelt es sich dabei um nummerische Daten aus mehreren Excel-Datensätzen. Dabei kommt häufig erschwerend hinzu, dass diese Aufgabe von unterschiedlichen Mitarbeitern ohne große Vorkenntnisse erledigt werden muss.

Die Herausforderung für das UX-Design

Die Ausgangslage ist häufig dieselbe: Ein Benutzer muss Daten in eine Applikation eingeben. Die Daten stehen dabei in mehreren Excel-Dateien zur Verfügung, die in der App zusammengeführt werden müssen. Bei einer 10 x 10 Matrix-Tabelle summiert sich der Datensatz auf 100 Einzeldaten. Diese Aufgabe fällt in der Regel mehrmals in einem Jahr an und muss von Mitarbeitern aus unterschiedlichen Ländern vorgenommen werden. Zudem haben die Mitarbeiter verschiedene Hauptaufgaben im Unternehmen, sodass die Nutzung der Software in Teilen jedes Mal von Neuem erlernt werden muss. Voraussichtlich werden also nicht alle gleichermaßen effektiv mit der Applikation umgehen. Die Annahme aber ist, dass jeder über entsprechende Grundkenntnisse in Excel verfügt.

Verwerft den ersten Lösungsansatz – falls nötig

Dies ist zwar keine allgemeingültige Empfehlung: Die erste Idee zu verwerfen ist jedoch immer dann sinnvoll, wenn es sich um einen vielfach verwendeten Ansatz handelt, der weitere nicht zu lösende Probleme mit sich bringt. In unserem Beispiel wird die Möglichkeit zum Upload von Excel-Dateien daher verworfen. Bei einem Upload und der entsprechenden Verarbeitung der Daten kann das Problem auftreten, dass Fehler in einer Excel-Datei den Import blockieren. Die Identifizierung dieser Fehler ist zeitaufwendig und erfordert in der Regel mehr als Grundkenntnisse im Umgang mit Excel.

Eine alternative Lösung zur Befüllung des Systems mit Daten muss daher gefunden werden.
Bei der Ausarbeitung eines kundenzentrierten Design-Ansatz bietet es sich an, sogenannte Personas einzusetzen. Die Entwicklung dieser prototypischen User hilft dabei, die Lebenswelt seiner Zielgruppe besser nachvollziehen zu können. Mit Annahmen über die Lebenswelt der User lassen sich Activity Maps und Customer Journeys erstellen. Wenn man das Mindset der User und deren Weg durch die Anwendung kennt, kann man für einzelne Aktionen gezielt Ideen entwickeln, ohne dabei den Gesamtkontext zu verlieren oder gar zu torpedieren.

Eine neue, innovative Lösung finden

Bei der Auswertung des typischen Nutzerverhaltens im Umgang mit Excel fiel auf, dass alle Benutzer grundsätzlich die Tastenkombinationen für Kopieren und Einfügen beherrschen. Auf Basis dieser Erkenntnis entstand im gegebenen Umfeld die Idee, eine Copy & Paste-Funktion in die neue Web-Anwendung zu implementieren. Diese Funktionalität muss jedoch einen echten Mehrwert bieten. Aus diesem Grund war das Ziel, dass Daten aus vielen Tabellenzellen auf einmal kopiert und in die Applikation eingefügt werden können.
Da diese Idee kein Standard in Web-Anwendungen darstellt, war eine umfassende Verifikation bezüglich der Machbarkeit und Akzeptanz nötig. Die Entwickler stuften dies nach einem kurzen Proof of Concept als technologisch umsetzbar ein. Die Akzeptanz sowie weitere Erkenntnisse zum Umgang mit der entwickelten Lösung wurden mit mehreren Test-Usern anhand eines Prototyps evaluiert.

Basierend auf den Erkenntnissen der Test-User sowie der Einschätzung der Entwickler, entstand ein Abbild der 10 mal 10 Tabelle im Interface in die via Copy & Paste alle 100 Einzeldaten auf einmal eingefügt werden können. Trotz des manuellen Prozesses stellt dies einen deutlichen Zeitgewinn für den User dar. Fehlerkorrekturen können über Änderungen einzelner oder mehrere Werte direkt in der Tabelle oder wahlweise erneut über Copy & Paste getätigt werden. Die Arbeit in der neuen Anwendung gestaltet sich dadurch deutlich intuitiver.
Mit Einführung der neuen Funktion wurde auch der Bruch zwischen Excel und der neuen Software deutlich verringert. Das Ziel, deine effizientere Datenübertragung und -bearbeitung zu ermöglichen, wurde damit erreicht. Unter anderem macht es die gefundene Lösung deutlich einfacher, Fehlerkorrekturen oder Änderungen vorzunehmen, wodurch die Akzeptanz der neuen Software bei den Usern gesichert war.

Fazit

In der modernen Web-Applikationsentwicklung ist die Konzeption des User-Interfaces ein entscheidender Part, der viel Aufmerksamkeit erfordert. Die Erfahrung zeigt, dass Änderungen am Interface oftmals die gesamte App beeinflussen und zusätzliche Arbeiten am Backend nach sich ziehen können. Optimierungen sind jedoch keine Seltenheit in agilen Projekten und durchaus gewünscht: Die Gewinnung laufend neuer Erkenntnisse bietet die Chance Anpassungen vorzunehmen und schnell auf Fehler reagieren zu können. UX-Design bringt für das Lernen von den Usern und das Evaluieren neuer Ansätze ein reichhaltiges Methodenset mit. Mit einem gezielten Einsatz dieser können innovative Lösungen gefunden und umgesetzt werden, was zu einer deutlichen Verbesserung der Nutzererfahrung beiträgt.
Um sicherzustellen, dass sich der Aufwand auch lohnt, werden neben den Nutzerbefragungen auch Messungen vorgenommen, die KPIs für Usability sowie die Erfassung der Nutzerzufriedenheit und Akzeptanz beinhalten. Damit lässt sich der Einsatz von UX-Design in messbare Zahlen fassen und die Wirksamkeit von UX aufzeigen.

Customer Centricity gewinnt im Zuge der Digitalen Transformation zunehmend an Bedeutung. Konsequentes UX-Design bei der Anwendungs- und Produktentwicklung kann maßgeblich zur positiven Nutzererfahrung beitragen und somit unmittelbare Wettbewerbsvorteile für Unternehmen schaffen.

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