Optimierung des Personal- und Rollmaterialeinsatzes als nachhaltiger Effizienzhebel

Optimierung des Personal- und Rollmaterialeinsatzes als nachhaltiger Effizienzhebel

Wie die Einführung eines integrierten IT-Systems die Produktion profitabler macht

Bei vielen nationalen und auch internationalen Eisenbahnverkehrsunternehmen (EVU) sind, mit Blick auf den Ressourceneinsatz im Kernprozess, erhebliche Optimierungspotenziale vorhanden. Diese nicht zu nutzen schwächt im Umkehrschluss die individuelle Wettbewerbsposition eines EVU und wirkt sich negativ auf die Wirtschaftlichkeit aus.

Zur Einordnung muss in der Betrachtung zwischen operativen (Kern-)Ressourcen (v. a. Rollmaterial und Personale) und Planungs-/ Dispositionsressourcen (Planer, Disponenten, IT-Mitarbeiter) unterteilt werden. Das größte Potenzial liegt in der Optimierung der operativen Ressourcen selbst, wohingegen durch einen erhöhten Automatisierungsgrad die eingesetzten Planungs- und Dispositionsressourcen zusätzlich reduziert werden können beziehungsweise lässt sich eine personelle Unterdeckung leichter schließen. Die Realisierung dieser Potenziale stellt einen wesentlichen Faktor dar, um im Wettbewerb zu bestehen und die Profitabilität nachhaltig zu erhöhen. Eine optimierte Planung und Disposition bietet zudem indirekt große Vorteile in Richtung Kundenzufriedenheit, da sich die Stabilität und Zuverlässigkeit der Planung erhöhen lässt und Anpassungen schneller umgesetzt werden können.

Bei der Optimierung der Planung und Disposition muss zwischen Kernressourcen (Infrastruktur, Rollmaterial, Trassen, Personal) und Planungs- und Dispositionsressourcen (Disponent, Planer, IT-Admin) unterschieden werden.

Die Planung und Disposition der Kernressourcen ist eine komplexe Disziplin und Kernprozess jedes EVUs, die viele Abhängigkeiten berücksichtigen muss, aber bis heute meist wenig Unterstützung durch State of the Art IT-Lösungen erfährt. Parallel hat sich in den vergangenen Jahren aber die Verfügbarkeit von professionellen Planungswerkzeugen am Softwaremarkt merklich erhöht. Viele Bahnunternehmen verwenden aktuell ältere und nicht-integrierte Softwarelösungen, woraus sich unter anderem ein hoher manueller Pflegeaufwand mit entsprechendem Fehlerrisiko ergibt. Automatisierungs- und Prüfmechanismen existieren oft nur sehr eingeschränkt, wirkliche Ressourcen-Optimierer können nur punktuell eingesetzt werden.

Mit Blick auf den Planungsgegenstand kommt ein steigendes Baustellenvolumen hinzu, welches ein erhöhtes Planungsvolumen mit sich bringt, Überlagerungen unterschiedlicher Planungsbedingungen wahrscheinlicher macht und dadurch die Komplexität erheblich steigert. Durch eng getaktete Fristketten und knappe Planungsressourcen kann die Effizienz manuell erstellter Planungslösungen deutlich sinken. Ergeben sich dabei viele tagesspezifische Abweichungen, müssen Umläufe und die darauf aufbauenden Dienste und Einsatzpläne des Personals unter Umständen für viele einzelne Tage angepasst werden. Dabei müssen Verordnungen und Abhängigkeiten die Arbeitszeit betreffend, tarifliche Regelungen und gruppenspezifische Betriebsvereinbarungen eingehalten werden. Die Suche nach einer effizienten Lösung tritt wegen des hohen Arbeitsvolumens in den Hintergrund.

Erschwerend kommt hinzu, dass sowohl Fahrzeuge als auch Personal knappe Ressourcen sind und oft nicht im geplanten Umfang zur Verfügung stehen. Zum Beispiel gibt es Probleme bei der Verfügbarkeit und durchgängigen Einsatzfähigkeit von Neufahrzeugen. Das kann auf Lieferschwierigkeiten, lange Zulassungsverfahren, Reparaturbedürftigkeit und die Inkompatibilität von Fahrzeugen mit unterschiedlichen Softwareständen zurückzuführen sein. Identifizierte Mängel müssen wiederum mit kurzfristigen planerischen und dispositiven Anpassungen gehandhabt werden, um einen stabilen Betrieb zu gewährleisten.

Langfristige Planungen werden bis zum Fahrtantritt laufend angepasst

Diese Planung der Ressourcen inklusive der Einhaltung aller Regeln und Abhängigkeiten erfolgt in mehreren Schritten. Mit der langfristigen Planung wird bereits etwa ein Jahr vor Fahrtantritt eine erste Planung erstellt. Diese unterliegt regelmäßigen Anpassungen im Laufe des Fahrplanjahrs (z. B. aufgrund von Baustellen, Sonderverkehren etc.).
Im Rahmen der Disposition werden die physischen Ressourcen (konkrete Fahrzeuge und Personen) zugeordnet. In der Regel muss diese aufgrund kurzfristiger Ereignisse ad-hoc verändert werden (z. B. aufgrund von Fahrzeugschäden und Erkrankungen).

Für die Bereiche Trassen, Rollmaterial, Personal und Infrastruktur findet zunächst eine langfristige Planung und Disposition statt. Im Laufe des Fahrplanjahrs müssen diese dann aufgrund kurzfristiger Ereignisse, wie Baustellen, etc. angepasst werden.

Eine übergreifende Softwarelösung für die Planung und Disposition inklusive einer Ablösung diverser Altsysteme kann dabei Potenziale hinsichtlich manueller Übertragungen, leichterer Herstellung von Konsistenz und Regelkonformität heben und langfristig auch den Einsatz von Optimierungsalgorithmen ermöglichen.

Die bloße Einführung einer neuen Softwarelösung ist nicht genug

Eine derartig weitreichende Veränderung innerhalb eines Unternehmens bringt folglich viele Herausforderungen mit sich. Eine der Kernfragen ist die Auslegung der Systemkonfiguration als Ergebnis der gewünschten und avisierten fachlichen Ziele. Dabei geht dieser Schritt weit über die übliche Aufnahme von fachlichen Anforderungen hinweg, da hier zum Beispiel über spätere Automatisierungsgrade und Ähnliches entschieden werden sollte.

Des Weiteren ist die Auswahl einer geeigneten Software nicht nur von der Erfüllung einer Reihe funktionaler Anforderungen abhängig. Ausführliche Teststellungen mit der Simulation komplexer Szenarien sind hier wichtig. Außerdem muss eine fachliche Beurteilung durch Experten beziehungsweise Nutzer aller künftigen Bereiche erfolgen.

Als weitere Herausforderung ist die Einführung der Softwarelösung selbst anzusehen. Eine Ablösung im laufenden Betrieb ohne Unterbrechung des Fahrbetriebs stellt hohe Anforderungen an die Qualität der Tests sowie die Vorbereitung der Übergangsszenarien. Während Unternehmen der herstellenden Industrie solche Integrationen gegebenenfalls an Wochenenden durchführen könnten, an denen nicht gearbeitet wird, können Unternehmen des öffentlichen Personenverkehrs dies nicht. Es gibt keine Tage ohne Fahrbetrieb. Das dafür notwendige Vorgehen sollte zuvor mit Echtdaten simuliert werden.

Projekterfolg wird durch eine fundierte Vorgehensmethodik unterstützt

Für die erfolgreiche Realisierung einer so groß angelegten Veränderung, sollte eine fundierte und erprobte Vorgehensmethodik zum Einsatz gebracht werden.

Bei der Einführung einer übergreifenden Softwarelösung für die Planung und Disposition sollte eine fundierte und erprobte Vorgehensmethodik zum Einsatz kommen, die den Projekterfolg von der Projektvorbereitung bis hin zum Go-live sicherstellt.

Hierfür haben wir unsere Projekt- und Implementierungsmethodik um wesentliche spezifische Bausteine ergänzt. Neben üblichen Projektmanagementdokumenten, wie Meilenstein- und Projektplan sowie Fach-, Test- und Trainingskonzepten, werden in der Q_PERIOR Vorgehensmethodik auch praktische Bahn-Anwendungsfälle und Erfahrungen mit Regelsets und der Gleis- und Personalinfrastruktur in den Implementierungsprozess eingebunden. Für die Disziplin „Auswahl“ einer geeigneten Softwarelösung setzen wir zudem die Auswahlmethodik QUICK ASSISTANT© ein. Neben dem hier dargestellten Ansatz (basierend auf dem Wasserfallmodell) nutzen wir alternativ einen agilen Projektansatz.

Für den Projekterfolg ist darüber hinaus ein Change Management wichtig, das von Anfang an in das Projektvorgehen integriert ist. So können die betroffenen Bereiche in Entscheidungen eingebunden werden und eine frühzeitige Ausrichtung der Abläufe sowie der Personalentwicklung wird ermöglicht.
Q_PERIOR unterstützt seit über 30 Jahren komplexe IT-Implementierungsprojekte, ein großer Schwerpunkt liegt dabei auf der Transportbranche. Aus vergleichbaren Projekterfahrungen lassen sich eine Reihe von Handlungsempfehlungen für eine erfolgreiche Umsetzung ableiten. Die Herausforderung ist dabei grundsätzlich sehr vergleichbar mit anderen komplexen IT-Vorhaben, jedoch gilt es gerade im spezifischen Kontext bestimmte Punkte zu beachten.

  • Die Entscheide zur grundlegenden Konfiguration des Systems (z. B. Infrastrukturmodell) können erheblichen Einfluss auf die Möglichkeit der späteren Nutzung von Optimierern haben – dies sollte über eine dedizierte Vorphase unter Einbezug der jeweiligen Fachexperten reflektiert werden.

  • Die Veränderungen können für die betroffenen Mitarbeiter sehr groß sein, da vor einer Einführung die planerische Kompetenz häufig beim Mitarbeiter selbst liegt und weniger in der eingesetzten IT-Lösung – dies sollte im Change-Management-Konzept unbedingt berücksichtigt werden.

  • Auf die Auswahl der Lösung sollte ein besonderes Augenmerk gelegt werden. Darüber hinaus sollte diese durch interne oder externe Vergabeexperten unterstützt werden – das verhandelte Konstrukt kann den Projekterfolg maßgeblich positiv wie negativ beeinflussen.

  • Der ausgewählte Softwarehersteller sollte ein Vorhaben später auch als Implementierungspartner unterstützen – nur so kann der wirkliche Buy-in belastbar sichergestellt werden.
  • Übliche Teststufen sollten durch eine Simulation von Sonderereignissen (z. B. Großstörung) ergänzt werden – die Lösung ist nur so gut, wie sie in bahnspezifischen Engpasssituationen nahtlos einen stabilen operativen Betrieb sicherstellen kann.

Durch die Einführung einer passenden Software für die Produktion kann ein EVU strategische Wettbewerbsvorteile erzielen und insbesondere bei den eingesetzten Personalen signifikante Potenziale heben. Sowohl die Auswahl der Software als auch deren Einführung in die bestehende Systemlandschaft stellen naturgemäß eine große Herausforderung dar, welche aber mit einem passenden Projektansatz erfolgreich gemeistert werden kann.

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