Vergütungssysteme im Versicherungsvertrieb: Mit Softwareauswahlprozess Fehlentscheidungen vermeiden

Vergütungssysteme im Versicherungsvertrieb: Mit Softwareauswahlprozess Fehlentscheidungen vermeiden

Die Vergütungsmodelle der Versicherer stehen, zum Beispiel aus regulatorischen Gründen, unter großem Veränderungsdruck. Darüber hinaus sehen sich viele Versicherer der Herausforderung gegenüber, dringend ihr IT-Vergütungssystem zu erneuern. Die Gründe hierfür sind sowohl fachlicher als auch technischer Natur. Aus fachlicher Sicht sorgen nicht nur die Gesetzgebung, sondern auch die fehlende Steuerungswirkung durch die Vergütung, aufgrund von Unzufriedenheit abwandernde Vermittler sowie starker Wettbewerb für Veränderungsdruck. Hinter der Vermittlerabwanderung steht meist folgende Frage: Ist die Vertriebsvergütung transparent und nachvollziehbar für den Vermittler oder gestaltet sich die Vermittlerabrechnung sehr kompliziert und undurchsichtig? Die technischen Probleme haben durchaus auch fachliche Hintergründe. Anpassungen, die in den letzten Jahren beziehungsweise Jahrzehnten an den Vergütungsmodellen vorgenommen wurden, zum Beispiel durch Begrenzung von Provisionen oder Fusionen, sorgten in einigen Vergütungsmodellen für zahlreiche „Sonderlocken“, die häufig nicht mehr durch das Vergütungssystem bedient werden können. Hohe Komplexität sowie die teilweise vorhandenen „Flickenteppiche“ in den Vergütungssystemen und der IT-Infrastruktur erhöhen die Fehleranfälligkeit und führen zu zahlreichen manuellen Korrekturbuchungen. Der damit verbundene personelle Aufwand erhöht die Abschluss- beziehungsweise Verwaltungskosten für den Versicherer. Auch fehlt zahlreichen etablierten Systemen die notwendige Flexibilität für Weiterentwicklungen oder Innovationen.

Aktuelle Herausforderungen für Vergütungssysteme

  • Historisch gewachsene Strukturen
  • Kopfmonopole
  • Kostendruck
  • Vergütungsaltsysteme
  • Komplexe Infrastruktursysteme – mehrere Schnittstellen zu anderen Systemen
  • Komplexe Vergütungskomponenten – GP, AP, BP und Zuschüsse erhöhen die Komplexität
  • Abschlussorientiert, nicht kundenorientiert
  • Juristische Strafandrohungen
  • Fehlanreize
  • Unattraktivität als Arbeitgeber
  • Vermittlerabwanderung
  • Intransparenz

Die meisten Versicherer versuchen darauf richtigerweise mit der Umstellung auf ein neues Vergütungssystem zu reagieren. Aber welches ist das richtige? Häufig beobachten wir, dass Versicherer sich zunächst für ein Vergütungssystem entscheiden und anschließend versuchen, das System auf ihre Bedürfnisse anzupassen. Wir empfehlen den umgekehrten Weg: Abgeleitet aus der Vertriebsstrategie sowie dem Vertriebswege- und Produktmix gilt es, die Anforderungen an ein Vergütungssystem im Vorfeld zu definieren und dann ein geeignetes Vergütungssystem zu finden.

Ist Ihr IT-System zur Provisionsabrechnung den aktuellen Anforderungen gewachsen?

Bei vielen Versicherungsunternehmen sind unterschiedliche und teilweise isolierte Vergütungssysteme im Einsatz. Ein Beispiel für die Entstehung heterogener oder dysfunktionaler Vergütungssysteme sind Unternehmensfusionen beziehungsweise Zusammenschlüsse von Vertriebseinheiten, die ohne eine Harmonisierung der Vergütungssysteme erfolgt sind. Ein weiteres Beispiel sind strategische Neuausrichtungen, die neue Vergütungskomponenten beinhalten, ohne diese in das bestehende Vergütungssystem zu integrieren. Nicht unüblich ist es auch, dass Versicherer neue strategische Ziele entwickeln, die in der Vergütung operationalisiert werden sollen, das bestehende Vergütungssystem jedoch nicht die notwendigen Funktionalitäten bietet. Als Behelfslösung wird dann teilweise außerhalb des Vergütungssystems gearbeitet. Auswertungen werden aus den Vertriebscontrollingsystemen gezogen, in Excel verarbeitet und anschließend über Schnittstellen in die bestehenden Vergütungssysteme integriert und als Basis für eine Provisionszahlung genutzt. Die Folgen: eine große Fehleranfälligkeit durch zahlreiche Schnittstellen sowie ein hohes Revisionsrisiko.

Weitere Gründe für neue Provisionssysteme sind ein gewisses Kopfmonopol oder verrentetes Wissen in den IT-Abteilungen. Ein Großteil der Versicherer hat seit mehreren Jahrzehnten hostbasierte Vergütungssysteme im Einsatz. Die Entwickler von damals sind oftmals schon im Ruhestand und die Systeme sind intransparent, komplex und wenig flexibel.

Wie kann die Investition in einen standardisierten Auswahlprozess zu einer Kostensenkung führen?

Um ein Vergütungssystem auszuwählen, das den Anforderungen entspricht, bedarf es eines vollständigen fachlichen und technischen Anforderungskatalogs, messbarer Bewertungskriterien und der Ermittlung des Abdeckungsgrades der untersuchten Vergütungssysteme. Zur Anforderungsaufnahme ist ein tiefes Wissen über die verschiedenen Vergütungskomponenten und die Vertriebsmodelle der Zukunft unverzichtbar.

Die Grafik zeigt, wie die Softwareauswahl für Vergütungssysteme von einer Marktrecherche bis hin zum Proof of Concept mit maximal zwei Anbietern stattfinden kann. Dabei werden die Anbieter hinsichtlich verschiedener Kriterien geprüft, um schließlich das passende System zu finden.

Aufgrund des relativ großen Anbietermarktes müssen die verschiedenen Systeme sondiert werden. Durch die schnellen und stetigen Veränderungen im Markt wird die Erstellung einer aktuellen Marktübersicht jedoch erschwert. Q_PERIOR beobachtet den Softwareanbietermarkt laufend und hat einen aktuellen Überblick über Trends und Veränderungen. Durch die regelmäßigen Projekte, in welchen wir unsere Kunden im Versicherungsumfeld bei der Auswahl neuer Vergütungssysteme begleiten, verfügen wir über eine entsprechende Marktexpertise. Deshalb können wir Ihnen einen umfassenden Überblick zu den verschiedenen Anbietern von Vergütungssystemen sowie den Stärken und Schwächen der jeweiligen Lösung bieten.

Um ein System auszuwählen, das auf die Anforderungen des jeweiligen Versicherers optimierten ist, ist ein möglichst genauer Anforderungsüberblick erforderlich. In einem detaillierten Anforderungskatalog werden die fachlichen, technischen und nicht-funktionalen Anforderungen des Versicherers zusammengestellt. Mit dem praxiserprobten Funktionskatalog als Referenzmodell lassen sich die Anforderungen an das neue Vergütungssystem präzise und möglichst interpretationsfrei beschreiben, der Gesamtprozess wird so erheblich beschleunigt. Der Katalog beinhaltet Leistungs- und Begeisterungsfaktoren als Referenz für die Anforderungen an das neue System. Mit unserer Fachexpertise im Versicherungsumfeld unterstützen wir entsprechend bei der Analyse, Formulierung und Dokumentation der Anforderungen.

Die Komplexität der Vergütungskomponenten führt zu einer Vielzahl zu berücksichtigender Anforderungen. Diese können und sollten gewichtet sowie priorisiert werden. Der Einsatz der richtigen Methoden erlaubt es dann, eine nachvollziehbare Bewertung durchzuführen und zu erkennen, bis zu welchem Grad die gestellten Anforderungen abgedeckt werden. Q_PERIOR stellt Versicherungskunden bewährte Vorlagen und Vorgehensmodelle zur Verfügung, mit denen Anforderungen in kurzer Zeit in Themenblöcke strukturiert werden können. Diese Vorlagen bieten die Möglichkeit, sowohl die Themenblöcke als auch jede einzelne Anforderung mit unterschiedlicher Gewichtung zu versehen: Diese fließen anschließend in eine mathematische Auswertung ein. Mit diesem Prozess wird eine nachvollziehbare und belastbare Auswahlentscheidung erreicht.

Um sicherzustellen, dass Versicherungsunternehmen das für sie passende System auswählen, hat Q_PERIOR ein strukturiertes Vorgehensmodell entwickelt. Wesentlicher Bestandteil ist der Q_PERIOR Quick Assistant©. Dieser unterstützt das Softwareauswahlverfahren durch die funktionale Begleitung im Auswahlprozess:

  • Konsolidierte Anforderungsaufnahme nach funktionalen und nicht-funktionalen Kriterien
  • Gewichtung der Anforderungen z.B. nach Muss- oder Wunschanforderungen
  • Strukturierung der einzelnen Anforderungen in adäquaten Themenblöcken
  • Template zur Erfassung der Anbieterantworten zum Funktionsumfang ihrer Software
  • Gewichtung der Anforderungserfüllung durch das Projektteam
  • Ergänzende Beurteilungen und Korrekturen auf Basis der Anbietervergleiche
  • Automatisierte Auswertung aller Anbieterrückläufer
  • Konsolidierte Ergebnisdarstellung in einem Dashboard
Die Grafik zeigt, wie mit dem Q_PERIOR Quick Assistant die Softwareauswahl für ein Vergütungssystem in 5 Stufen abläuft: von der Projektinitialisierung, über eine Anforderungsaufnahme, eine Konsolidierung beziehungsweise Bewertung, die Vorbereitung des Auswahlverfahrens bis hin zur Durchführung des Auswahlverfahrens.

Sie profitieren in vielen Bereichen von diesem Vorgehensmodell:

  • Stringente Vorgehensweise während des gesamten Auswahlprozesses
  • Konsolidierung der bestehenden Anforderungen an das künftige Provisionssystem auf einem Abstraktionsniveau, das für potenzielle Anbieter unmittelbar nachvollziehbar ist

  • Effektive Projektbeschleunigung durch vorhandene Templates für das gesamte Auswahlverfahren – vom ersten Anschreiben bis zur vorbereiteten Entscheidungsgrundlage und Einladung der passenden Anbieter
  • Vermeidung späterer unerwarteter oder nicht kalkulierter Kosten zum Beispiel durch Entwicklungsaufwände aufgrund fehlender benötigter Systemfunktionalitäten

Die Q_PERIOR Experten aus dem Bereich Vertriebsmanagement unterstützen Sie gern bei der gesamtheitlichen Betrachtung der spezifischen Herausforderungen Ihres Unternehmens und der zukunftsorientierten Anpassung und Neugestaltung Ihrer Vertriebsvergütung.

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