Meet Q_ROOMS – Die App zur schnellen und unkomplizierten Buchung von Meetingräumen

Die Motivation für Q_ROOMS

Das Buchen von Konferenzräumen über Outlook ist aufwendig und langwierig. Besonders via Smartphone ist eine Buchung eigentlich kaum machbar. So entstand der Wunsch nach einer App, die es nicht nur ermöglicht, verfügbare Räume anzuzeigen, sondern die auch übe reine direkte Buchungsmöglichkeit verfügt. Die Idee für Q_ROOMS war geboren. Die Entwicklung einer solchen App bot uns zum einen die Gelegenheit, neue Technologien kennenzulernen und auszuprobieren, zum anderen konnten wir so ein praktisches Tool für die Q_PERIOR-Mitarbeiter breitstellen.

Zum Start des Projekts wurde im Münchner Office ein eintägiger Hackathon mit anschließendem Grillen auf der Terrasse ins Leben gerufen. Die Teilnehmer des Hackathons fanden sich in verschiedenen Gruppen zusammen, um Applikationen auf Basis von Ionic, UWP, SAP UI5 und SWIFT auf ihre Eignung für das Projekt Q_ROOMS zu überprüfen. Am Ende des Tages fiel die Entscheidung auf Ionic, die wir als die passendste Plattform für die Entwicklung der App identifiziert haben.

Die Technologie

Durch die Verwendung des Frameworks Ionic konnten wir sowohl das Betriebssystem iOS als auch Android erreichen. Zudem ist durch die Fülle an Schnittstellen und Plug-ins problemlos eine Erweiterung der App um zusätzliche Funktionalitäten möglich. Für den Zugriff auf die Office 365 Kalender wird die Microsoft Graph API verwendet. Hierbei kann die Authentifizierung per ADAL direkt mit dem Active Directory-Benutzer erfolgen. Mit der Graph API-eigenen Funktion „findMeetingTimes” ist ein einfaches Abrufen der Raumverfügbarkeiten möglich.

Die Entwicklung von Q_ROOMS

Auf Basis des Prototyps aus dem Hackathon wurde die App von einigen motivierten Mitarbeitern weiterentwickelt. Hier stellte besonders die Authentifizierung eine Herausforderung dar. Die Dokumentation und Beispiele der verwendeten Bibliothek konnten nicht vollständig auf unsere Infrastruktur angewendet werden, so dass hier noch einige Anpassungen notwendig waren.

Das User Interface von Q_ROOMS

Ein wesentliches Ziel bei der Entwicklung von Q_ROOMS war es, die Bedienung der App möglichst einfach und unkompliziert zu gestalten, sodass mit möglichst wenigen Klicks die Buchung eines Raumes vorgenommen werden kann:

  • Klick 1 – Öffnen der App

    Auf der Startseite wird eine Übersicht aller Räume mit deren Verfügbarkeiten angezeigt. Als Zusatzinformationen werden neben dem Raumnamen auch dessen Kapazität und das entsprechende Stockwerk wiedergegeben. Die Verfügbarkeit ist in 30-Minuten-Blöcken unterteilt. Über einen Date-Picker können Startdatum und Uhrzeit der Verfügbarkeitsübersicht verändert werden.

  • Klick 2 – Auswählen der gewünschten Uhrzeit eines freien Raumes

    Ist die Entscheidung für einen Raum gefallen, gelangt man nach Antippen einer Uhrzeit zur nächsten Ansicht. Hier kann die Länge der Buchung in 30-Minuten-Schritten, je nach Verfügbarkeit, ausgewählt werden. Zusätzlich kann für die Besprechung beziehungsweise Buchung des Raums ein Besprechungstitel vergeben werden.

  • Klick 3 – Buchen des Raumes

    Durch Klicken auf den Buchen-Button wird zunächst eine Anfrage versendet, da sich die Verfügbarkeit des Raums seit dem Öffnen der App geändert haben kann. Kommt eine Erfolgsmeldung zurück, wird der Raum gebucht und vom Exchange automatisch eine Bestätigungsmail an den Benutzer versendet.

Buchung von Meetingräumen über Q_ROOMS

Erweiterungsmöglichkeiten

Die App wurde im Juli 2017 offiziell gelauncht. Seitdem gibt es stetig Ideen, wie die App erweitert und verbessert werden kann. Derzeit arbeiten verschiedene Teams an einer Integration von Gebäudeplänen inklusive einer Navigation per iBeacons sowie an der Einbindung einer Belegungsanzeige von Tiefgaragenplätzen. Weitere Ideen sind in der Ausarbeitungsphase.

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17. Juli 2018|